Elektronische Rechnungen für Bibliotheken
Immer wieder sind elektronische Rechnungen ein Thema in meinem Gesprächen mit Bibliotheken. Hier besteht weiterhin Handlungsbedarf, denn erst strukturierte Formate erlauben eine sichere und automatische Verarbeitung und damit auch die Nutzung aller Vorteile elektronischer Rechnungen. Kannten wir bislang den elektronische Rechnungsversand per Edi in das Bibliothekssystem, quasi als das Gegenstück zur elektronischen Bestellung via Edi, so bieten die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD die Möglichkeit, elektronische Rechnungen für die Finanzverwaltung Ihrer Einrichtung zu liefern. Je nach Arbeitsweise im Hause geht natürlich lieferantenseitig auch beides.
Allein der Rechnungsimport in Ihr Bibliothekssystem schafft schon enorme Vorteile
Rechnungsdaten sind bereits eingetragen und müssen nur mit der Lieferung abgeglichen werden. Elektronische Rechnungen können daher als Baustein in einem insgesamt medienbruchfreien Prozess gesehen werden. Hier gibt es für viele Bibliotheken noch Potenzial zur Optimierung der Abläufe und dies führt zu Effizienzgewinnen und Innovationspotenzial.
Das aktuelle Papier „Elektronische Beleg und Rechnungsdaten im Jahr 2022“ von Bitkom und dem Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) bestätigt das. Es sagt, dass auch Angebotsinformationen medienbruchfrei integriert werden müssten, um den gesamten Bestell- bzw. Beschaffungsprozess vereinfachen und beschleunigen zu können.
Die Implementierung digitaler Abläufe ist einfacher, als viele Bibliotheken vermuten
Lehmanns Media kann das mit einer Anbindung unseres Portals Le2B an Ihre Systeme unterstützen. Reale Beispiele von der elektronischen Bestellübertragung per Edi aus den Alma-Systemen haben uns gezeigt, dass die Implementierung digitaler Abläufe zumeist einfacher ist, als es von vielen Bibliotheken vermutet wird. Dabei können wir auch auf Ihre Wünsche und Gepflogenheiten eingehen, beispielsweise, ob eine Einzel-, Sammel- oder gar Monatsrechnung gewünscht wird, zusätzliche Begleitpapiere oder Kopien der Rechnung an der Ware sind möglich.
Lehmanns Media unterstützt bei der Umstellung auf digitale Prozesse schnell und unkompliziert.
Sprechen Sie mich gerne an:
Henry Bethmann
